Tiivistelmä: Suomen Slavistipiiri ry ylläpitää jäsenrekisteriä, jota koskevat EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679) ja tietosuojalain (1050/2018) määrittämät säännöt henkilön suojelulle henkilötietojen käsittelyssä. Rekisteriin kerätään jäsenistä seuraavat tiedot: 1) täydellinen nimi ja 2) kotipaikka. Lisäksi voidaan kerätä seuraavat tiedot 1) postiosoite, 2) sähköpostiosoite, 3) puhelinnumero, 4) jäseneksi hyväksymispäivämäärä, 5) tieto jäsenmaksun maksamisesta ja 6) tieto jäsenmaksun suuruudesta. Yhdistyksen kautta lehtitilauksen tehneistä kerätään lisäksi 1) tieto käsitellyistä tilauksista ja 2) tieto tilausmaksun suuruudesta. Jäsenrekisteristä voidaan luovuttaa tietoja yhdistyksen ulkopuolelle pääsääntöisesti ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella esimerkiksi yhdistyksen välittäessä lehtitilauksisa.
1. Rekisterin nimi
Suomen Slavistipiiri – Finlands Slavistkrets ry:n jäsenrekisteri
2. Rekisterinpitäjä
Suomen Slavistipiiri – Finlands Slavistkrets r.y.
Y-tunnus: 3036627-3
3. Rekisteriasioista vastaava ja tietojenkäsittelijät
Rekisteriasioista vastaa yhdistyksen kulloinenkin sihteeri. Sihteerin yhteystiedot löytyvät jäsenkirjeestä. Tietoja voivat käsitellä yhdistyksen hallituksen toimihenkilöt, joita ovat puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri ja taloudenhoitaja.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Yhdistyksellä on velvollisuus ylläpitää jäsenluetteloa yhdistyslain (503/1989) 11 §:n mukaan. Jäsenyys- ja yhteystietoja kerätään lisäksi jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten sekä lehtitilausten hoitamista varten.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin kerätään jäsenistä seuraavat tiedot: 1) täydellinen nimi ja 2) kotipaikka. Lisäksi voidaan kerätä seuraavat tiedot 3) postiosoite, 4) sähköpostiosoite, 5) puhelinnumero, 6) jäseneksi hyväksymispäivämäärä, 7) tieto jäsenmaksun maksamisesta ja 8) tieto jäsenmaksun suuruudesta – ja lehtitilauksen ollessa kyseessä lisäksi 9) tieto käsitellyistä tilauksista ja 10) tieto tilausmaksun suuruudesta.
6. Tietolähteet
Jäsenrekisteriin tallennettavat tiedot saadaan jäsenen omalla ilmoituksella esimerkiksi jäseneksi liittymisen yhteydessä.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Jäsenrekisterin yhteyshenkilö luovuttaa tietoja jäsenistä tarvittaessa yhdistyksen hallitukselle tai hallituksen valtuuttamalle henkilölle yllä kuvattuihin tarkoituksiin. Lisäksi yhdistyksen jäsenellä on yhdistyslain (503/1989) takaama oikeus tutustua jäsenluettelon tietoihin. Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti yhdistyksen ulkopuolelle kolmansille osapuolille eikä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle. Jäsenen nimi ja tieto jäsenyyden voimassaolosta voidaan kuitenkin välittää Pohjoismaiselle slavistijärjestölle (Nordisk slavistforbund), jonka jäseniä Slavistipiirin jäsenet automaattisesti ovat.
8. Tarkastusoikeus, virheellisten tietojen korjaus ja tietojen poistaminen
Jokaisella jäsenrekisteriin talletetulla henkilöllä on oikeus tarkistaa tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjausta tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Pyyntö tietojen tarkistamisesta tulee lähettää rekisterin yhteyshenkilölle. Rekisterin pitäjä voi tarvittaessa pyytää kysyjää todistamaan henkilöllisyytensä. Jäsenrekisteriin kirjatut tiedot poistetaan, kun henkilö eroaa seuran jäsenyydestä. Jäsenmaksun laiminlyöminen ei johda automaattisesti jäsenrekisteriin kirjattujen tietojen poistamiseen.
9. Tietojen suojaus ja säilytysajat
Henkilötietoja sisältävän tiedoston käyttöön ovat oikeutettuja vain siihen nimetyt henkilöt. Yhdistys säilyttää tietoja vähintään jäsenyyden tai lehtitilauksen ajan, ja tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta arvioidaan lainsäädäntö huomioon ottaen. Jäsenrekisteri voi sijaita verkkolevyllä siten, että pääsy tietoihin on yhä rajattu vain yllä määriteltyihin tietojenkäsittelijöihin. Tietojen suojaaminen tehdään tässä tapauksessa asettamalla vain tietojenkäsittelijöiden tiedossa oleva salasana ja käyttämällä luotettua palvelua. Riittäväksi tietosuoja- ja turvallisuustasoltaan katsotaan esimerkiksi suomalaisen korkeakoulun hankkima ja vastaaviin käyttötarkoituksiin kelpuuttama palvelu.
Tekstit
